alpha Bürobedarf setzt auf flexible Unternehmenssoftware

IT-Dienstleister ERP Novum führt eNVenta ERP ein

Ob Vertrieb von Büroartikeln oder Verleih von Druckern und Multifunktionsgeräten: Mit seinem neuen ERP-System kann das Versandhandelsunternehmen alpha Bürobedarf verschiedene Geschäftsprozesse abbilden und bei Bedarf jederzeit anpassen.

Das Unternehmen alpha - Manfred Wenzel GmbH & Co. KG ist ein Großhändler für Bürobedarf mit Sitz im rheinland-pfälzischen Trierweiler. Die 60 Mitarbeiter sind mit einem Kernsortiment von 12.000 Artikeln bundesweit tätig sowie in Österreich und im benachbarten Luxemburg. Zu den 20.000 aktiven Kunden zählen sowohl Schreibwarengeschäfte als auch Unternehmen und Selbstständige.

Das innovative Unternehmen beschloss 2009 seine bestehende ERP-Software abzulösen, da diese mit dem Wachstum und der Dynamik der Veränderungen der Firma nicht Schritt halten konnte. Im Auswahlverfahren machte der IT-Dienstleister ERP Novum mit der Branchenlösung eNVenta PaperPack das Rennen. Sie wurde von ERP Novum auf Basis der Unternehmenssoftware eNVenta ERP des Herstellers Nissen & Velten entwickelt.

Für das ERP-System, so erklärt Carmen Wittner, Leiterin EDV & Organisation bei alpha, habe die moderne Architektur auf .NET-Basis, die damit verbundene Investitionssicherheit, die Branchenfunktionalitäten und nicht zuletzt die Möglichkeit, mit Hilfe der Entwicklungsumgebung Framework Studio selbst Prozesse anpassen zu können, gesprochen. Schließlich hätten auch die Vertreter der Firma ERP Novum aufgrund ihrer Branchenexpertise einen sehr guten Eindruck hinterlassen.

Im Oktober 2009 begann bei alpha Bürobedarf die heiße Einführungsphase von eNVenta ERP. Dabei wurde eine Reihe von kundenspezifischen Anpassungen der Lösung vorgenommen, zu Teilen auch von der IT-Abteilung des Unternehmens selbst. Abgeschlossen wurde das Projekt am 29. März 2010 mit dem Start des Live-Betriebs

In der Projektphase stellte jeder Bereich bei alpha Bürobedarf einen eigenen Key-User. Zumeist war das der Fachabteilungsleiter, der auch als erster Ansprechpartner für die Mitarbeiter nach der Umstellung auf eNVenta ERP fungierte. Carmen Wittner berichtet: „Wir hatten in den ersten Tagen der Umstellung auch zwei Mitarbeiter von ERP Novum im Haus, was uns den Start sehr erleichtert hat, da diese ihre Praxiserfahrung mit einbringen konnten. Dies hat gerade am Anfang das Monitoring der Prozessabläufe und Ergebnisse sehr positiv beeinflusst.“

alpha Bürobedarf verfügt über erfahrene IT-Experten, die unter anderem den Webshop des Unternehmens selbst programmiert haben. Sie sollten auch bei der Anpassung der ERP-Lösung in größerem Umfang tätig werden. Ein Plan, der in der Praxis aufging, wie Carmen Wittner bestätigt: „Unsere Erwartungen an Framework Studio, die Entwicklungsumgebung von eNVenta, wurden mehr als erfüllt. Von Anfang an waren die Aufgaben des Einführungspro-jekts zwischen unserem Dienstleister ERP Novum und der IT-Abteilung von alpha Bürobedarf aufgeteilt worden.“

Geschäftsprozesse selbst anpassen
So entwickelte alpha Bürobedarf eine spezifische Artikelsuche. Dabei ging es unter anderem um die geschickteste Verknüpfung von Alternativartikeln im Sortiment des Großhändlers für Bürobedarf. Ein innovatives Geschäftsfeld von alpha ist das kostenlose Verleihen und das Vermieten von Druckern und Multifunktionsgeräten. alpha hat bereits 17.000 Geräte auf Leihbasis aufgestellt. Dieses Geschäftsfeld wird durch ein „Leihe-Modul“ abgebildet, das die EDV-Abteilung von alpha mit Framework Studio programmiert hat. Aufgrund der Architektur von eNVenta ERP bleibt die Software trotz mannigfaltiger Anpassungen im vollen Umfang updatefähig.

Da die Handelsspanne in der PBS-Branche eher knapp bemessen ist, spielen Prozessinnovationen eine große Rolle. Carmen Wittner sagt: „Wir können und müssen durch Prozessverbesserungen und neue Geschäftsmodelle unsere Margen sichern. Unser Geschäftsführer und Gründer Manfred Wenzel entwickelt fortlaufend neue Geschäftsideen. Das neue ERP-System und die Entwicklungsumgebung geben uns die Mittel an die Hand, um diese zeitnah umzusetzen.“

Heute arbeiten 46 Anwender bei alpha Bürobedarf mit eNVenta ERP. Kernprozesse des Unternehmens wie Einkauf, Vertrieb, Warenwirtschaft, Finanzwesen und Logistik werden im ERP-System abgebildet. In einem nächsten Schritt soll das Vertriebscockpit von eNVenta PaperPack nach eigenen Präferenzen angepasst werden.

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